Intelligentes Dokumentenmanagement
KI-gestützte Verarbeitung, Klassifikation und Archivierung
Das Problem
- Manuelle Sortierung: Tausende Dokumente müssen täglich von Hand kategorisiert, sortiert und gespeichert werden.
- Zeitaufwendige Suche: Wichtige Informationen sind in Dokumenten vergraben. Suchen nach bestimmten Inhalten dauert Stunden.
- Compliance-Anforderungen: DSGVO, Aufbewahrungsfristen, Audit-Trails – vieles wird manuell verwaltet und fehleranfällig.
- Keine Wissensverwertung: Wertvollen Informationen in alten Dokumenten werden übersehen oder wiederholt recherchiert.
Die Lösung mit 42°OS
42°OS erfasst alle eingehenden Dokumente automatisch, klassifiziert sie mit KI-Agenten und archiviert sie DSGVO-konform. Intelligente Suche findet relevante Informationen sekündlich. Alle Prozesse sind vollständig dokumentiert und auditierbar.
Alle Dokumenttypen – PDFs, Bilder, Scans, E-Mail-Anhänge – werden automatisch erfasst und verarbeitet.
Dokumente werden automatisch erkannt, kategorisiert und mit relevanten Metadaten versehen – ohne manuelle Eingriffe.
Verschlüsselte Speicherung, Versionsverwaltung und automatische Compliance-Kontrollen. Auf Ihren Systemen, nicht in der Cloud.
Konkrete Funktionen
Automatische Klassifikation
Die KI erkennt sofort: Ist das eine Rechnung, ein Vertrag, eine Bestellung? Dokumente landen automatisch in der richtigen Kategorie. Keine manuellen Sortierungen mehr.
Intelligente Suche
Suchen Sie nach Inhalten, nicht nach Dateinamen. 42°OS findet alle Dokumente zu einem Kundenauftrag, einer Person oder einem Projekt – sofort und präzise.
DSGVO-konforme Archivierung
Automatische Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben. Löschung abgelaufener Dokumente ohne manuelle Eingriffe. Vollständige Compliance ohne Zusatzaufwand.
Workflow-Integration
Automatische Weitergabe an nächste Bearbeitungsschritte. Ein gescannter Rechnungseingang löst sofort die Verarbeitung aus – ohne Verzögerung.
Typische Anwendungsszenarien
Rechnungsverwaltung
Alle Eingangsrechnungen werden gescannt, automatisch klassifiziert, verbucht und archiviert. Mit vollem Audit-Trail für Revisionen und Steuerprüfungen.
Vertragsmanagement
Verträge werden erfasst, analysiert und mit wichtigen Metadaten versehen. Kündigungsfristen werden automatisch überwacht und erinnert.
Compliance & Audit
Alle Dokumente sind zentral archiviert mit vollständiger Nachverfolgung. Audits und Inspektionen werden drastisch vereinfacht – alle Unterlagen sofort verfügbar.
Kundenkorrespondenz
E-Mails und Schreiben werden automatisch pro Kunde archiviert. Komplette Kommunikationshistorie für jeden Kunden ist sofort einsehbar.
Personalakten
Bewerbungsunterlagen, Verträge und Personalien werden automatisch katalogisiert. Einfach nach Mitarbeitern suchen, alle Dokumente sind sofort verfügbar.
Projektdokumentation
Alle Projektdokumente – Angebote, Änderungsaufträge, Lieferscheine, Rechnungen – werden automatisch pro Projekt organisiert und verlinkt.
Messbare Ergebnisse
Weniger manuelle Klassifikationsarbeit
Schneller Informationen finden
Compliance-Sicherheit
Verlorene Dokumente
Technische Highlights
OCR & Dokumentenerkennung
Erkennt Text in gescannten Dokumenten und Bildern mit über 99 % Genauigkeit. Auch handgeschriebene Notizen können verarbeitet werden.
NLP & Semantische Suche
Versteht natürliche Sprache. Suchen nach "Kundenbeschwerden aus Q4" findet automatisch alle relevanten Dokumente.
End-to-End-Verschlüsselung
Alle Daten sind verschlüsselt – in Transit und im Ruhezustand. Nur Sie haben die Schlüssel. Niemand sonst kann auf Ihre Dokumente zugreifen.
Automatische Backups
Regelmäßige redundante Backups auf Ihren Systemen. Im Falle eines Datenverlust können Dokumente wiederhergestellt werden.